Im Gesetz finden sich keine formellen Anforderungen an die Abmahnung. Auch eine mündliche Abmahnung ist daher wirksam. Allerdings muss die Abmahnung folgende Funktionen zur Wirksamkeit erfüllen:
Die Hinweisfunktion
Zunächst muss der Arbeitgeber vortragen, was der Arbeitnehmer falsch gemacht haben soll. Er muss hierbei die konkrete Pflichtverletzung des Arbeitnehmers genau darlegen. In Regel muss das Fehlverhalten genau nach Inhalt, Ort und Zeitpunkt sowie beteiligten Personen bezeichnet werden. Allgemeine Formulierungen oder eine Pauschalierung des abmahnwürdigen Verhaltens des Arbeitnehmers können zur Unwirksamkeit der Abmahnung führen. Der Arbeitnehmer muss der Abmahnung zweifelsfrei entnehmen können, was ihm vorgeworfen wird.
Die Rügefunktion
Als Nächstes muss der Arbeitgeber klarstellen, gegen welche vertragliche Verpflichtung der Arbeitnehmer verstoßen haben soll und wie der Arbeitnehmer sich zukünftig richtig zu verhalten hat. Dadurch soll dem Arbeitnehmer seine vertragliche Verpflichtung so klar vor Augen geführt werden, dass dieser in der Lage ist, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten.
Die Warnfunktion
Abschließend muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret vor den Konsequenzen im Wiederholungsfall warnen – die sogenannte Warnfunktion. Der Arbeitgeber droht hier mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen, bis hin zur Kündigung. Dem Arbeitnehmer muss also klar sein, dass er bei einem erneuten Pflichtverstoß mit einer arbeitsrechtlichen Kündigung rechnen muss.
Fehlt die Warnfunktion, liegt rechtlich lediglich eine unverbindliche „Ermahnung“ vor.